Ofis “kağıt işlerinde” neyi otomatikleştirmek gerekir? Müşterilere e-posta gönderimi, verilerin tablolara işlenmesi, raporların hazırlanması, meslektaşlara hatırlatmalar. Bunlar genel verimliliği düşürür ve gerçekten önemli görevlerden uzaklaştırır.
Bu süreçler döngüseldir: her hafta satış raporları, her sabah taleplerin dağıtımı, her akşam müşterilere hatırlatmalar. Sonuçta çalışanlar analiz ve proje geliştirme yerine rutin işlere zaman harcar.
Otomasyon yükü hafifletir: algoritmalar tekrarlayan eylemleri gerçekleştirir ve çalışanlar yaratıcılık ve strateji gerektiren görevlere odaklanır.
n8n nedir ve nasıl çalışır?
n8n — süreç otomasyonu için açık kaynaklı bir platformdur. Yapı kurucu gibi çalışır: eylem ve servis blokları zincir halinde birleştirilir ve hazır bir script oluşturur.
İlke basittir:
- bağlantı için servisleri seçiyoruz;
- etkileşim koşullarını belirliyoruz;
- süreci başlatıyoruz.
Örnek: Google Forms’da talep → Google Sheets’te kayıt → Telegram’da bildirim → Jira’da görev.
n8n 400’den fazla uygulamayı destekler (Google Workspace, Slack, Telegram, WhatsApp, CRM, veritabanları). Gerektiğinde herhangi bir API bağlanabilir veya JavaScript’te işleyici yazılabilir.
Platform yerel olarak, sunucuda veya bulutta (n8n.cloud) dağıtılabilir. Süreçlerin başlatılması zamanlama, olay veya manuel olarak gerçekleştirilebilir.
Zaman tasarrufunun yanı sıra n8n’den başka ne elde edilebilir?
- Hataların azaltılması. Sistem belirlenen kurallara göre çalışır ve insan faktörünü ortadan kaldırır.
- Şeffaflık. Her eylem kaydedilir, süreci kontrol etmek daha kolaydır.
- Esneklik. Otomasyon işletme ile birlikte ölçeklenir.
- Meslektaşları bağlamak kolay — script talimatların yerini alır.
- İş süreçleri optimize edilir. Script oluşturma süreci eski prosedürlerin gözden geçirilmesini gerektirir.
n8n ile otomasyon için pratik örnekler
- Bildirimler. Yeni talep hemen CRM’e gider, yöneticiye mesaj gelir, müşteri onay alır.
- Veri toplama. Satışlar, istatistikler ve giderler otomatik olarak Google Sheets’te birleştirilir.
- Sosyal ağlar. Tek bir gönderi farklı sosyal ağlarda ve mesajlaşma uygulamalarında format ve tasarım gereksinimlerine göre otomatik olarak yayınlanır.
- İzleme. Marka bahislerinin, site durumlarının ve rakip aktivitelerinin anlık bildirimlerle takibi.
Böylece n8n, rutini “otomatik pilota” alır ve çalışanlar işletme geliştirme ve müşterilerle çalışma ile ilgilenir.
Vaka: Telegram’da günlük rapor
Kısa sürede başlatılabilecek oldukça basit bir otomasyon örneğini incelemeye çalışalım.
Problem:
Şirkette her Pazartesi, departman yöneticisi geçen haftaki gelen ve giden hat çalışması hakkında rapor hazırlamaya zaman harcar. Oki-Toki bulut çağrı merkezine girmek, filtreleri ayarlamak, verileri indirmek, güzelce düzenlemek ve yönetime göndermek gerekir.
n8n ile çözüm:
Workflow’umuz yaklaşık olarak böyle görünecek, aynı zamanda arayüzü de göreceğiz:
Schedule Trigger node (zamanlamaya göre tetikleyici):
Bu, n8n’deki belirli bir zamanda veya gerekli periyotlarla workflow’u otomatik olarak başlatan bir node’dur, bizim durumumuzda — her Pazartesi saat 9:00.
Sunucu saat dilimi New York’ta ayarlandığından, programı UTC+3’e göre −7 saat kaydırmak gerekir — başlangıç her Pazartesi saat 9 olacaktır.
HTTP Request node:
Oki-Toki API’sine başvurur ve geçen hafta verilerini alır.
Standart yolun yanı sıra alternatif bir çözüm hazırladık.
Burada daha ilginç olacak. Alanları yapılandırıyoruz:
Method: GET (çünkü bilgi almamız gerekiyor).
URL: Oki-Toki’de API isteği için bağlantı yapıyoruz. Dokümantasyon hakkında daha fazla bilgiyi blogdaki ayrı bir makalede okuyabilirsiniz.
Bizi agent’ın katıldığı gelen ve giden hat raporu ilgilendiriyor. Bu nedenle bağlantı şöyle olacak – https://home.oki-toki.net/api/v1/reports/acd/calls-log?date_range=prev_week&search=func&call_type[0]=I&call_type[1]=O&fname[0]=operator.
Authentication: Bearer Auth. Ve bağlantımızı oluşturuyoruz.
API erişim anahtarını kullanıcı ayarlarında bulabiliriz.
Killer feature:
HTTP Request ayarı zor mu geliyor? Harika bir çözümümüz var — n8n için Oki-Toki için hazır community-node!
Ekibimiz Oki-Toki API’si ile entegrasyonu önemli ölçüde basitleştiren özel bir node geliştirdi. Manuel HTTP isteği ayarlama, parametreleri belirtme ve yanıtları ayrıştırma yerine, API’ye basit bir arayüz elde edersiniz.
Bu ne sağlar:
- Kullanım kolaylığı — API isteği yapısını anlamaya gerek yok. Tüm metodlar kullanışlı görsel arayüz üzerinden kullanılabilir.
- Zengin işlevsellik — node, Oki-Toki API’sinden en popüler işlevlerin çoğunu içerir: raporların alınması, aramalarla çalışma, dialer’lar.
- Zaman tasarrufu — ayarlama saatler yerine dakikalar sürer. API tokenini bir kez belirtmek yeterlidir ve tüm işlevler kullanıma hazır hale gelir.
- Daha az hata — node otomatik olarak doğru istekleri oluşturur, bu da URL ve parametrelerdeki yazım hatalarını ortadan kaldırır.
Nasıl çalışmaya başlanır:
- Node’u n8n ayarlarında Community Nodes‘dan npm install n8n-nodes-okitoki komutuyla yükleyin;
- Workflow’unuza Oki-Toki node’unu ekleyin;
- API tokeninizi belirterek bağlantı oluşturun;
- Listeden gerekli işlevi seçin — “Get Call Log”;
- Basit alanlar aracılığıyla parametreleri yapılandırın (dönem, arama türü vb.).
Code node:
Alınan verileri işler: agent başına toplam arama sayısını, konuşma ve bekleme süresini, en iyi ve en kötü agent’ları hesaplar.
En zor kısma geçiyoruz — bize gerekli verileri verecek kodu oluşturmaya. Bu durumda yapay zekaya gidiyoruz ve ondan bilgiyi dönüştürmek için kod yazmasını istiyoruz :).
Benim durumumda prompt şöyleydi:
“n8n için arama istatistikleri oluşturup Telegram’a gönderecek bir koda ihtiyacım var.
JSON formatında arama verilerim var: her aramanın call_type (IN/OUT), status, operator, atime (bekleme) ve ctime (konuşma) değeri var.
Gerekenler:
1. Genel istatistikleri hesapla:
- Toplam arama.
- Kaç başarılı ve başarısız (yüzdelerle).
2. İstatistikleri giden ve gelen aramalara göre ayır. Her agent için göster:
- Arama sayısı.
- Kaç başarılı ve başarısız (yüzdelerle).
- Toplam bekleme ve konuşma süresi.
3. Sonunda tüm aramalar için genel bir “En İyi/En Kötü” bloğu ekle (IN/OUT ayrımı olmadan):
- Başarılı aramalarda lider (% olarak).
- Başarılı aramalarda en kötü (% olarak).
- Ortalama konuşma süresinde lider.
- Ortalama konuşma süresinde en kötü.
Çıktı, doğrudan Telegram’a gönderilebilecek biçimlendirilmiş metin şeklinde olmalı”.
Telegram node:
Güzel bir mesaj oluşturur ve yönetim sohbetine gönderir.
Adım adım daha ayrıntılı inceleyelim:
Adım 1: Telegram’da bot oluştur.
- Telegram’da @BotFather’ı bul (resmi bot).
- /newbot → isim belirle → username belirle (bot ile bitmeli).
- Oluşturulduktan sonra BotFather, 123456789:AAABBBccc…. şeklinde bir Access Token verecek. Kaydedin — n8n’de kullanılacak.
Adım 2: n8n’de Credentials ekle.
- n8n arayüzünde → Credentials bölümüne git.
- Yeni credential ekle: Telegram API türünü seç.
- BotFather’dan alınan tokeni yapıştır. Anlaşılır bir şekilde adlandır, örneğin Bildirimler için Telegram Bot.
Adım 3: Chat ID’yi öğren.
Botun kişisel mesajlar veya grup sohbetine mesaj gönderebilmesi için Chat ID’yi bilmek gerekir:
- Kişisel mesajlarsa (yani bot ve belirli bir kullanıcı), kullanıcı bot ile diyalog başlatmalı (herhangi bir şey yazmalı).
- Telegram’da @userinfobot botunu bulun.
- Start’a tıklayın.
- Hemen user_id’nizi gösterecektir (bu chat ID’dir).
Böyle bir workflow’un ayarlanması yaklaşık bir saat sürer. Bundan sonra rapor her Pazartesi otomatik olarak gelecektir. Telegram’daki mesaj açıkça görünür:
İçeriğin görünümü her zaman düzeltilebilir. Yönetim bilgiyi zamanında alır, veriler her zaman güncel ve doğrudur ve çağrı merkezi yöneticisi her sabah daha önemli görevleri çözmek için ek zamana sahip olur.
Uygulama için pratik tavsiyeler
- Küçükten başlayın. En yaygın hata — her şeyi bir anda otomatikleştirmeye çalışmak. Sık tekrarlanan bir süreci seçmek daha iyidir: bildirimler, taleplerin tabloya toplanması, haftalık rapor. n8n web sitesinde kendi görevlerinize kolayca uyarlayabileceğiniz hazır workflow’lar var.
- Yerleşik özellikleri kullanın. n8n’de popüler servislerle yüzlerce entegrasyon var — Google Sheets, Telegram, CRM, veritabanları. Çoğu script için kod gerekmez: hesabı bağlamak ve parametreleri ayarlamak yeterlidir.
- Kademeli olarak karmaşıklaştırın. Basit bildirimlerle başlayın, sonra koşullar ekleyin: büyük siparişler — yöneticiye, VIP müşteriler — öncelikli. Böylece basit şema tam kapsamlı bir sisteme dönüşür.
- Sık yapılan süreçleri otomatikleştirin. En büyük etki, günde onlarca kez gerçekleştirilen görevlerden gelir. Tekrarlayan işlemlerin listesini yapın ve üç temel işlemi seçin — sonuç hemen fark edilecektir.
- Giriş eşiği. Programcı olmak zorunlu değil. Süreç mantığını anlamak yeterlidir. Başlangıçta video talimatlar, dokümantasyon ve topluluk yardımcı olur. Pratik boşlukları hızla kapatır.
Sonuç
n8n — süreçleri hızlandıran çalışan bir araçtır, ancak kademeli uygulama gerektirir — süreç süreç, otomatik süreçleri transfer etmek ve ayarlamak gerekir. Her otomatikleştirilmiş script zaman kazandırır ve hataları azaltır.
Bir süreçle başlamak gerekir — rapor, bülten veya bildirim. İlk sonuç ekibi motive eder ve otomasyon için yeni fikirler doğurur. Küçük script’ler bile önemli etki sağlar: yılda onlarca saat ve kaynak tasarrufu.
Platform işletme ile birlikte ölçeklenir: kişisel görevlerden departmanların ve tüm şirketin otomasyonuna kadar. Önemli olan — ilk adımı atmak. n8n’i kurun, basit bir workflow oluşturun ve kendi görevlerinizde deneyin. Başlangıç için danışman bot yapabilir, ardından Telegram’ınız üzerinden onunla karar onaylama prosedürü yapabilir, sonra dahili gruplarda sizinle birlikte olacak uzman bot (sekreter, analist-pazarlamacı ve muhasebe asistanı vb.) yapmayı deneyebilirsiniz. İsteklerinizi yapay zeka ile tartışın ve size göre bir roadmap oluşturun.
