CRM’den agent ile otomatik arama oluşturmak çok kolaydır. Aşağıdaki makalede, adım adım yapılması gereken bir dizi işlem anlatılacak ve bu işlemler servisin doğru şekilde ayarlanmasına ve belirlenen görevin yerine getirilmesine yol açacaktır.
SIP sağlayıcısının bağlanması
Bunun için gerekenler:
- “SIP-Telefoni” – “SIP sağlayıcıları” bölümüne gidin ve “Bağlan” butonuna tıklayın;
- SIP sağlayıcısının adını girin ve kaydedin. Oluşturulan SIP sağlayıcı, içinde bağlayacağımız sip-geçitlerinin “klasörü” olarak hizmet verir. Bu klasörler ile telefon sistemini farklı projeler arasında yönlendirebilir, farklı iş projelerindeki tüm sip bağlantılarını karıştırmadan kullanabiliriz;
- Oluşturulan klasöre girin ve şimdi ilk sip geçidini oluşturmamız gerekiyor. “Oluştur” butonuna basın;
- Hemen hemen her zaman “Client sip reg” kullanılır. Eğer SIP sağlayıcısı, oki-toki ile IP adresleri üzerinden iletişim kuran bir bağlantı türünden bahsediyorsa, “SIP Trunk” şablonu kullanılır;
- SIP sağlayıcıdan bağlantı bilgilerini girin. Client SIP reg için genellikle login (Login/username/SIP ID/Authorization ID), şifre (password) ve domain (sip adress/sip domain) yeterlidir. Geri kalanını varsayılan olarak bırakın;
- Başarılı bir bağlantı sonrasında, sağ sütunda REGISTERED (Kayıtlı) durumu görünecek (Başarısız bir kayıt durumunda, EXPIRED (Süresi Dolmuş) durumu görünecektir). Eğer durum hemen gözükmezse, birkaç saniye sonra sayfayı yenileyin, çünkü SIP sağlayıcı bağlantıyı her zaman hemen kaydetmez (bu sadece kayıt durumunu görmemizi sağlar, kayıt sürecini etkilemez).
- SIP sağlayıcının bağlantısını tamamlarken, hangi ön ekli (ilk rakamları) numaralara arama yapabileceğimizi belirtmemiz gerekmektedir (örneğin: Kazakistan numaraları “7” veya “8” ile, Ukrayna numaraları ise “380” ile başlar).
Script oluşturma
Müşteri telefonu aldığında çağrının takip edeceği mantık şemasını oluşturuyoruz. Bu script, birkaç kubikten (çağrı aşamaları) oluşacak.
- “Başlangıç” kubiki, müşterimizin düştüğü başlangıç kubikidir
- “Kuyruk” kubiki, çağrıların boşta olan agentlere dağıtılmasından sorumludur
- “Agent” kubiki, agenti temsil eden kubiktir
Tamamlandığında, script aşağıdaki gibi görünecek:
Kuyruk oluşturma
Bir sonraki adım, ayarlarımızın temelini oluşturacak kuyruğu yaratmaktır.1. Bunun için “Kuyruklar ve çağrılar” – “Kuyruklar” bölümüne gidip “Oluştur” butonuna tıklamamız gerekiyor
2. Kuyruğun adını girin ve üzerinde kullanılacak scripti seçin. Ayarları kaydedin.
3. Agentı kuyruğa eklemek için “Ayarlar” butonuna tıklayın3.1 Tüm agentların listesi görünecek. Eklemek için ilgili agentın ismine tıklayın ve önceliği sıfırdan yüksek bir değere ayarlayın. Öncelik sıfır olduğunda, agenta çağrı gitmez. Aynı önceliğe sahip agentlara (sıfırdan yüksek) çağrılar eşit olarak dağıtılır.
Kara liste
Kara liste oluşturmak için “Proje Kaynakları” – “Listeler” bölümüne gidin. Oluştur’a tıklayın ve bu listeye bir ad verin. Listelerle ilgili daha detaylı bilgiyi blogumuzda burada! bulabilirsiniz.
Rota planı
1. Bunun için “Proje Kaynakları” – “Rota Planı” bölümüne gitmelisiniz.
2. Boş bir alana tıklayarak görünen kaydırıcılarla çalışma saatlerimizi ayarlayabiliriz (eğer çalışma saatleri değişmiyorsa, diğer günler için “Dün gibi” butonunu kullanarak kaydırıcıları her seferinde ayarlamak zorunda kalmazsınız).
Otomatik arama oluşturma
Otomatik arama – Otomatik arama listesine gidin. “Oluştur” butonuna basın.Daha önce oluşturulmuş kuyruğu belirtin.3. Aramayacağımız numaraların bulunduğu kara listeyi belirtin.4. Bir ad verin ve daha önce oluşturduğumuz kuyruğu seçin.5. Rota planını seçin.6. Çalışma modunu belirtin (mod, takip ettiğimiz amaca bağlıdır).
Konuşma scripti oluşturma
1. Konuşma scripti oluşturmak için CRM‘ye geçmeniz gerekmektedir, ardından scriptler bölümünü seçmelisiniz.2. Bu bölümde ihtiyacınız olan her şey için sınırsız sayıda script oluşturma fırsatınız olacak. Oluşturmak için Yeni script’e basın.3. Bir pencere açılacak, burada scriptin adını belirleyecek ve her müşteri için aktif olacak iş süreçleri sayısını belirleyecek ikinci parametreyi seçeceksiniz.4.1 Örnek olarak en basit konuşma scriptini inceleyelim.4.2 Herhangi bir scriptle çalışmak, sorular ve cevaplar oluşturmakla başlar (gelecekteki cevaplarımız konularımız olacak). Aşağıda bu tür konuların bazı örneklerini inceleyeceğiz. Bir soru eklemek için cevap ekle’ye basmanız gerekecek.4.3. Çağrı raporlaması ile daha rahat çalışabilmek için, raporlama sırasında müşteri çağrıları için bu etiketlerin görüntüleneceği hashtag’ler kullanmanızı öneririm.4.4. “Red” temalı bu cevapta işareti koymalısınız.4.5. “Numara değişikliği” temalı Bu durumda, uluslararası formatta bir telefon numarası gireceğimiz bir metin alanı eklememiz gerekecek, daha sonra bu numarayı ilgili alana atayacağız (bu sadece telefon numarasıyla değil, diğer alanlarla da yapılabilir).4.6 Tema geri arama: bunun için “otomatik aramaya ekle”yi seçin ve listeden gerekli otomatik aramayı seçin.Dialog scriptleri ile çalışma hakkında daha ayrıntılı bilgiyi Youtube kanalımızda veya blogumuzdaki ayrı bir makalede burada! bulabilirsiniz.
Kuyruğa script sabitleme
Son adım, gelen çağrı (GDN, GDR, GÇK, GRŞ) aldığımızda scriptimizin açılması için onu kuyruğa sabitlemektir. Bunun için + butonuna basmalı ve hangi çağrı türleri için scriptimizin açılacağını seçmelisiniz.Ekran görüntülerine bakın:
Toplu işlemler aracılığıyla veri tabanı aktarımı
1. Bunun için CRM’ye gidip toplu işlemler bölümünü seçmeniz gerekir.2. Yeni bir ithalat oluştur’a tıklayın.3. Sıradaki birkaç işareti şu sıradaki gibi işaretleyin:
- Bir alan ekleyin, alanların adı veri tabanınızda olduğu sırayla olmalıdır (örneğin, ilk alan İsim, ikinci adres, üçüncü telefon numarasıysa, bu alanlar için listedeki kutulara bu sırayla işaret koymalısınız)
- Beyaz alana Excel ya da başka bir kaynaktan veri tabanını kopyalayıp yapıştırın.
- Otomatik aramaya numara eklenmesi ile ilgili “Ekleme”yi belirtmek için kutuyu işaretleyin.
- Listeden otomatik aramayı seçmek için “Otomatik Aramaya Ekle”
- Listeden bir işlem seçin. Bu, konuşma scriptimizin adı.
- Çağrıların yapılacağı kuyruğu seçin (bu kuyrukta atanmış olmanız gerekir).
4. Gerekli adlarla alanlarınız yoksa, ayarlara gitmeniz gerekir.4.1 “Alan Ekle”ye tıklayın.4.2 Daha sonra “Kaydet”e basın.
Ek bilgi
Varsayılan olarak, veri tabanının yüklenmesi sırasında, bu numaralar zaten otomatik aramada veya icra kuyruğunda bulunuyorsa, çift numaralar import edilmez;Eğer otomatik arama çalışmayı durdurursa, içindeki “Bilgi” sekmesinde, “Çalışma Günlüğü” alt bölümünde nedenini öğrenebilirsiniz;Telefon sistemi arızasında otomatik olarak devre dışı bırakmayı aktive edebilirsiniz. Eğer arka arkaya gelen çağrılar telefon sistemi hatasıyla (listeden) sonlanırsa, otomatik arama otomatik olarak durdurulur.
Tüm adımları takip ettiyseniz, her şey kesinlikle çalışacaktır! Bazı sorunlar çözülmemiş veya cevapsız sorularınız varsa — destek hizmetimiz kesinlikle yardımcı olacaktır!
