Kol merkezi raporlama sistemi yönetimde büyük bir rol oynamaktadır. Ekibinizin çalışmaları hakkında bilgi sağlar, değişikliklere hızlıca yanıt vermenizi ve müşteri hizmetleri kalitesini izlemenizi sağlar. Ancak, geleneksel kol merkezi raporlarının kendi eksiklikleri olabilir. Oki-Toki’deki otomatik raporlar bunu nasıl basitleştirebilir?
Raporların karmaşıklığı ve gereğinden fazlalığı.
Tablolar ve grafikler biçiminde sunulan standart raporlar sıklıkla anlaşılması zor olabilir. Analizleri zaman ve süreçin özgülüğü hakkında bilgi ayırmayı gerektirir. Bu, yanlış anlamalara ve gereksiz karmaşıklığa sebep olabilir.
Bir sürü sütun ve satıra, rakamlar ve harflerle dolu bir tablo raporu hayal edin. Ne olduğunu anlamak özellikle ekip içindeki yeni başlayanlar için zor olabilir.
Çözüm: Oki-Toki’de otomatik raporlar bilgiyi anlaşılır bir dilde sunar. Rakamlar ve sütunlar içinde kaybolmayacaksınız. Bunun yerine, mevcut durum hakkında net ve açık bir rapor elde edersiniz.
Farklı kaynaklardan gelen verileri birleştirememe.
Standart raporların bir başka problemi, sisteminizin farklı bölümlerinden gelen verileri birleştirme olanağının olmamasıdır. Örneğin, satış bilgileri, agent yüklemesi ve iletişimler farklı yerlerde bulunabilir. Bu, verileri manuel olarak indirip toplamayı gerektirir ve sıklıkla hatalara yol açar.
Örneğin, çağrı sayısının agent performansını nasıl etkilediğini görmek istiyorsunuz. Bunun için önce çağrı verilerini indirip sonra agent çalışmaları hakkındaki verileri çekip, son olarak bunları Excel’de karşılaştırmanız gerekiyor. Bu çok zaman alır ve eşleştirme sırasında hatalara yol açabilir.
Çözüm: Oki-Toki’deki raporlar, verileri otomatik olarak birleştirir. Süpervizör raporları manuel birleştirmek için zaman harcamak zorunda kalmaz. Gerekli tüm bilgiler tek bir yerde bulunur.
Müşterilere bilgi sağlamada zorluklar.
Müşterilerin sıklıkla kol-merkezinizin çalışması hakkında düzenli raporlar istediği olabilir. Oki-Toki, raporların e-posta yoluyla otomatik gönderimini sağlayarak müşterilerle etkileşimi kolaylaştırır.
Örneğin, bir proje müşterisi günlük olarak işlenmiş çağrı sayısı hakkında rapor almak istiyor. Bunu her gün manuel olarak yapıp raporları posta ile gönderiyorsunuz. Bu zaman alıcıdır ve raporu göndermeyi unutursanız zorluklara yol açabilir.
Çözüm: Oki-Toki’de otomatik raporlar, müşteriye düzenli rapor gönderimini ayarlamanıza olanak tanır. Raporların sıklığını ve formatını seçersiniz ve sistem sizin için tüm işi yapar. Rapor göndermeyi unutmak artık korkutucu değil.
Oki-Toki’deki Raporların Fonksiyonelliği
Otomatik raporların fonksiyonelliğini ve özel avantajlarını örnekler üzerinden daha yakından inceleyelim.
Anlaşılır Dilde Bilgi Sunumu
Oki-Toki’deki otomatik raporların anahtar özelliklerinden biri, bilgiyi anlaşılır bir dilde sunma yeteneğidir. Karmaşık tabloları ve grafikleri unutun, bu durum yanlış anlamalara yol açabilir. Bunun yerine, otomatik raporlar projenizin mevcut durumunu net ve açık bir analizle sunar.
Örnek: Örneğin, agent ekibinizin çalışması hakkında otomatik bir rapor aldığınızı hayal edin. Sayılar ve istatistikler yığını yerine, rapor size şu basit ve anlaşılır metni verir:: “XXX kadar çağrı işledik, bu önceki döneme göre %20 daha fazla. Çeşitli göstergelerde en iyi ve en kötü agentler.”
Gerekli Bölümleri ve KPI’ları Seçme
Otomatik raporların başka önemli bir özelliği de özelleştirilebilir olmasıdır. Raporunuz için gerekli bölümleri ve anahtar performans göstergelerini (KPI) ihtiyaçlarınıza göre seçebilirsiniz.
Örnek: Kol-merkezinizin etkinliğini izlemek istiyorsunuz. Raporunuzda şu bölümleri eklemek istiyorsunuz: “Otomatik arama çalışması”, “Gelen ve giden çağrılarla ilgili bilgiler”, “BP istatistikleri”, ”Uluslararası göstergeler”, “KPI normları”.
Düzenli E-Posta Gönderimi
Oki-Toki’den raporların bir başka avantajı, raporların e-postanıza gönderilmesini ayarlama özelliğidir. Gönderim sıklığını seçersiniz – her saat, gün, hafta veya ay – ve raporlar otomatik olarak size ulaştırılır.
Örnek: İnternet mağazanıza gelen çağrı sayısı hakkında günlük raporlar almak istiyorsunuz. Otomatik raporları günlük gönderim için ayarlıyorsunuz. Şimdi her gün güncel bilgiye sahipsiniz, günlük sorgulama ihtiyacı olmadan.
Anahtar Göstergelerdeki Değişim Dinamiklerini İnceleme
Raporlarla, kol-merkezinizin önemli göstergelerindeki değişim dinamiklerini analiz etmek daha kolay. Hangi KPI’ların arttığını ve hangilerinin dikkat ve iyileştirme gerektirdiğini takip edebilirsiniz.
Örnek: Ekibinizin performansı için ayda bir rapor ayarladınız. Son çeyreğin verilerini karşılaştırarak, son ayda müşterilerin bekleme süresinin arttığını fark ettiniz. Bu, muhtemelen daha fazla müşteri olduğu ve şirketinizin yeterli sayıda agenta sahip olmadığı anlamına gelir, bu nedenle bu göstergeyi iyileştirmek için önlemler alabilirsiniz.
Kendi Raporlarınızı Oluşturma
Ve son olarak, ama en az önemli olmayan avantaj – gerçekten ihtiyacınız olan bilgileri toplayarak kendi raporlarınızı oluşturabilme yeteneği. Oki-Toki’de, raporlarınızı belirli hedeflerinize ve görevlerinize uygun şekilde ayarlayabilirsiniz.
Örnek: Genel müdürünüz için sadece anahtar finansal göstergeleri yansıtan özel bir rapor oluşturmanız gerekiyor. Gerekli bölümleri seçiyorsunuz: ”Sıra aktiviteleri hakkında veriler”, ”Uluslararası göstergeler”, “Oki-toki’deki giderler”, “API kullanımı” ve “KPI” ve genel müdürünüzün alınan verilere dayanarak kararlar almasına yardımcı olacak özel bir rapor oluşturuyorsunuz.
Oki-Toki’den Otomatik Raporların Avantajları
Oki-Toki’deki otomatik raporlar sadece bilgi toplamanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bilgileri sıkıştırılmış ve bilgilendirici raporlara dönüştürür. Bu, bilginin anlaşılır ve kullanışlı hale geldiği için kullanışlıdır.
Oki-Toki’deki otomatik raporların size hangi verilerin önemli olduğunu ve projeniz için hangi raporların gerektiğini seçme olanağı sunduğunu belirtmek önemlidir. Bu, aracı kendi ihtiyaçlarınıza göre ayarlamanıza benzer.
Otomatik raporlar kol-merkezinizi yönetmede size yardımcı olacak. Anlaşılır dildedeki bilgiler, farklı kaynaklardan gelen verilerin birleştirilmesi, raporların otomasyonla gönderilmesi ve anahtar göstergelerdeki değişim dinamiklerinin analizi imkanı sağlar.
Oki-Toki’deki otomatik raporları kullanın – işinizi sadeleştirmekle kalmaz, projelerinizde güvenilir bir asistanınız olurlar.
Review from the service Startpack
Pros: Extensive functionality, a vast array of reports. The company itself is geared towards the development of new products to enhance the quality of service. A seamless integration of statistical data, disciplinary reports, and other reports.
An intuitive platform for companies with a large customer base. Here, each client is assigned a personal agent, which is essential in the initial stages of working with the program. A complete automation of calls, recording, and archiving of all phone conversations is available. API integration is offered. Additionally, the cost of these services on the market is low.
Cons: There is a lack of certain widgets when transitioning to a new agent’s workplace. Though, this can be viewed as an advantage as it does not distract the agent during the call.
Iulia Raiscaia
Review from the service Voipoffice
We’ve been working with Oki-Toki for over 3 years. It’s a superb service for implementing projects at a highly favorable price. Pay when you have staff, don’t pay when you don’t. We have implemented a large number of projects on the Oki-Toki platform. There are very handy widgets for tracking metrics and flexible settings. If you want to quickly launch a project that will run stably, I strongly recommend Oki-Toki. In three years we have never had a situation where Oki-Toki didn’t work for more than 4-5 minutes and that happens very rarely.
Bogdan Koshevyy
Review from the service Otzovik
We’ve been working with Oki-Toki since 2018, discovered them when we were launching our online store. The service is incredibly flexible. Initially, we had a couple of agents, and we bought just 2 agent seats. Now the number of agents has increased – of course, we spend more too, but there are no “extra” or imposed charges. If you have 10 agents, you only pay for 10 agent seats. If you don’t need, for example, a voice robot – you don’t pay for it. If you need it – you connect it. However, a personal manager is available only at the connection and trial period stage. Overall, we are satisfied.
Love
Review from the service Indexcall
There are pros and cons in the system’s operation. Overall, the impression is positive. Among the conveniences: a clear interface and browser-based operation, dialer capabilities. IVR is very well arranged. Creating voice greetings and scripts is pretty cool. On the downside: the agent’s work interface is raw, there are some other improvements needed. A bit frustrating that many linked functions are found in separate sections. It would be good to have more hints. Overall, I’m more satisfied with the operation than not.
Guest